7 Tipps zur besseren Team-Kommunikation

Jedes Unternehmen hat Strukturen, welche Form und Wege der Kommunikation regeln. Besonders aktuell – zu Pandemiezeiten, in denen sich viele Team-KollegInnen im Home-Office befinden – kann die Informationsdichte auf den bekannten Kanälen so hoch sein, dass diese Strukturen dem Alltag nicht mehr gerecht werden. Dann wird die Kommunikation schwerfällig oder unübersichtlich.
7 Tipps zur besseren Team-Kommunikation

Egal ob Sie in einem Kleinunternehmen, in einem mittelständischen Unternehmen oder sogar in einem Konzern tätig sind: Beste Ergebnisse bedürfen einer guten Team-Kommunikation! Und das haben viele Anbieter erkannt. Es gibt unzählige Tools für kleinere und größere Aufgaben. Von der einfachen To-Do-Liste, über mehr oder weniger umfangreiche Kollaborations- und Kommunikationstools bis hin zur Plattform für die vollständige Projektplanung und -abwicklung.

 

Es hilft alles nichts – wenn die Rahmenbedingungen der Kommunikation nicht klar genug sind, wird keines dieser Tools eine große Unterstützung sein. Dabei lohnt es sich allemal, etwas Mühe in die Organisation zu stecken. Wenn die Kommunikation bei Ihnen aktuell anstrengender ist als Minute Nr. 234 eines Meeting-Marathons, dann haben wir hier ein paar Tipps und Methoden für eine bessere Team-Kommunikation für Sie.

 

Tipp 1: Klarheit der Rollen

Wer zieht sich den Schuh an?

Gerade wenn durch Home-Office, Außendienst oder Kommunikation über mehrere Standorte keine Möglichkeit besteht, sich mal kurz von „Angesicht zu Angesicht“ auszutauschen: Es ist wichtig, dass die Team-Mitglieder wissen oder ohne Aufwand herausfinden, wer Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner ist.

 

Business-Messenger wie stashcat bieten Ihnen ein internes Kontaktbuch – ganz ohne private Handynummern. Somit sind schon einmal alle unternehmensinternen Kontakte klar definiert. Die Zugriffe innerhalb des Kontaktbuchs lassen sich über Kontaktgruppen beschränken. So lässt sich zum Beispiel regeln, dass das Marketing nur abteilungsintern, mit dem Sales-Team und der Buchhaltung kommunizieren darf.

Tipp 2: Klarheit der Aufgaben

Wer bearbeitet was?

Wenn sich eine Person gefunden hat, welche die Zuständigkeit für ein bestimmtes Thema übernehmen WILL, übernehmen KANN (Qualifikation und Kompetenz passen) und übernehmen DARF (Befugnisse über notwendige Ressourcen) – dann ist es wichtig, dies auch klar im Team zu kommunizieren.

 

Der High Secure Messenger stashcat bietet Ihnen folgende Möglichkeit: Um die Rollen innerhalb des Messengers einfach zu verdeutlichen, können Sie zum Beispiel die Manager-Rollen innerhalb eines Channels nutzen. Der Manager der Channels „KPI Online-Marketing“ ist beispielsweise für neue Team-Mitglieder einfach erkennbar als die Person, welche das Channel-Thema federführend begleitet.

Tipp 3: Klarheit der Ziele

Wo wollen wir hin?

Um die Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern, sollten Sie sich und Ihrem Team bewusst machen, welche Ziele Sie mit der Kommunikation verfolgen. Sie möchten eine ausgeprägte Corporate Identity schaffen, Ihr Employer Branding verbessern und damit das Zugehörigkeitsgefühl Ihrer KollegInnen zum Unternehmen stärken? Dann wählen Sie z. B. ein Tool:

 

  • welches Ihre Arbeitgebermarke durch Corporate Design Anpassungen unterstützt
  • welches durch eine moderne Usability auch bei BewerberInnen punktet
  • welches durch eine passende Kommunikationsform reflektiert wie konservativ oder modern Ihr Unternehmen ist.

 

Ein Unternehmens-Messenger wie stashcat bietet Ihnen auf der einen Seite einen großen Funktionsumfang. Zeitgleich bleibt die Handhabung auch für die Personen einfach, welche sich nicht mit Messengern auskennen. Z. B. ermöglicht das Enterprise-Paket von stashcat Ihrem Unternehmen eine individuelle Messenger-App zu erhalten.

Tipp 4: Immer informiert

Der (Kommunikations-) Weg ist das Ziel!

Flexible und direkte Kommunikationswege ermöglichen mehr als die reine Information der Mitarbeitenden: Holen Sie Ihre Teammitglieder in der Kommunikation dort ab, wo Sie gerade stehen und führen Sie sie zu Ihren gemeinsamen Zielen.

 

Schaffen Sie Möglichkeiten um dem Team z. B.:

 

  • unkomplizierten Zugriff auf Formulare und Werbemittel zu verschaffen
  • regelmäßig Unternehmensupdates zu kommunizieren
  • KPIs für Marketing und Vertrieb bereitzustellen

 

Oftmals wird beispielsweise die Kommunikation via Messenger als zeitgemäßer wahrgenommen als ein E-Mail-Austausch. Denn hier haben Sie und Ihre KollegInnen die Möglichkeit stets aktuelle Medien per Dateiablage in Ordnerstrukturen zum Download anzubieten, Informationen in einem Read-Only-Channel oder per Broadcast zu verteilen oder auch per Videokonferenz in einem regelmäßigen Jour-Fixe (siehe Tipp 5) über Neuigkeiten zu informieren. Sie und Ihr Unternehmen sparen sich damit die Zeit für aufwändige E-Mail-Verteiler und bieten den MitarbeiterInnen je nach Bedarf einen kollektiven, individuellen oder keinen Feedback-Kanal für verteilte Nachrichten und Informationen an. Auch Letzteres kann in manchen Fällen hilfreich sein um unerwünschte Diskussionen zu vermeiden.

Tipp 5: Jour-Fixe

Der Informationsanker!

Haben Sie bei der Optimierung Ihrer Kommunikationsstrukturen schonmal einen Jour-Fixe in Betracht gezogen? Dieser bringt alle Beteiligten zusammen, um Informationen und Zwischenstände auszutauschen und das weitere Vorgehen zu planen. Besonders bei langfristigen Projekten ist es sinnvoll, regelmäßig an einem festen Termin zusammenzukommen. Um zu verhindern, dass Ihre Meetings ausladend und für die Beteiligten zur nervigen Pflicht werden, ist es hilfreich:

 

  • ein klares und überschaubares Zeitfenster zu definieren
  • einer Person die Moderations-Rolle zuzuordnen, um die Zeit und die Themen im Blick zu behalten und das Gespräch entsprechend zu steuern
  • im Anschluss eine schriftliche Zusammenfassung an die TeilnehmerInnen (und die, die es verpasst haben) zu senden, damit aktuelle Stände, Abmachungen und Ziele bis zum nächsten Jour-Fixe-Termin bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten

 

Dieser meist wöchentliche Termin sollte natürlich allen Beteiligten von Beginn an in den Arbeitsalltag passen. Starten Sie also direkt eine Umfrage und einigen Sie sich im Team gemeinsam für einen passenden Zeitpunkt. Tragen Sie diesen nun automatisiert und wiederholend in den Team-Kalender ein. Das Umfrage- und Kalendermodul sind die beliebtesten Kollaborations-Tools der Messaging-Plattform stashcat.

Tipp 6: Feedback

Der Motivator!

Egal ob Wertschätzung oder Kritik: Feedback ist wichtig! Es hilft, das Team als funktionierende Einheit zu stärken und die Arbeit in Qualität und Quantität zu optimieren. Kurzum: Feedback ist der Dreh- und Angelpunkt einer guten Zusammenarbeit.

 

Nicht immer sind sich alle einig und manchmal ist der Weg zu einer Lösung – welche alle zufriedenstellt – holprig. Nutzen Sie die Möglichkeiten eines modernen Kommunikations-Tools um eine gesunde Feedback-Kultur zu etablieren und um Konflikte auf dem Weg zur besten Lösung zu verhindern oder auszuräumen.

 

Es muss nicht immer der „große Rundumschlag“ sein: Geben Sie in Feedback zum Beispiel mit einem einfachen Like an eine Nachricht ein schnelles Feedback um zu signalisieren, dass Sie einen Kommentar unterstützen. Sonst bietet Ihnen der Messenger für Unternehmen natürlich alle Kommunikationsmittel um Feedback zu geben: Mit Videokonferenzen oder 1:1 Sprach- oder Videoanrufe haben Sie die perfekten Möglichkeiten, um sich zeit- und standortunabhängig auszutauschen. stashcat ermöglicht direkte und Ende-zu-Ende-verschlüsselte Sprach- und Videotelefonie, und das ganz einfach in die Apps integriert – ganz ohne private Handynummern.

Tipp 7: Kreativität

Aber ohne überbordende Tools!

Wenn nun unsere bisherigen Tipps befolgt und Kommunikations-Strukturen definiert wurden, ist im letzten Schritt von allen Beteiligten eine offene Haltung gegenüber neuen Impulsen hilfreich. Für die Co-Kreativität im Team braucht es die Bereitschaft des Einzelnen, auch in der Gruppe die eigene Komfortzone zu verlassen. Dies gelingt nur, wenn eine unbefangene Arbeitsumgebung geschaffen wird, in der sich Menschen wertschätzend und auf Augenhöhe begegnen.

 

stashcat gibt Ihnen und Ihrem Team einen digitalen Ort für kreative Team-Kommunikation und Koordination.

 

Eine besondere Stärke von stashcat ist, dass der Business-Messenger Ihnen alles liefert, was Sie benötigen, um einfache, aber auch hochkomplexe Infrastrukturen abzubilden. Ihr neuer Messenger kann jeder Organisationsstruktur und -größe problemlos gerecht werden.

 

Sie merken, dass die neue Team-Kommunikation perfekt funktioniert? Arbeiten Sie über Teams, Abteilungen, Standorte und Länder hinweg zusammen. Etablieren Sie unternehmens- und konzernweit effiziente, sichere und einfache Team-Kommunikation mit stashcat.

 

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